MENGENAL BUSINESS PROCESS DAN ORGANIZATIONAL STRUCTURE

Hallo teman-teman mahasiswa, dalam blog kali ini saya akan merangkum business process & organizational structure dalam 3 perspektif yang berbeda. Literatur yang saya gunakan akan dicantumkan diakhir tulisan aka. Referensi. Disini saya akan menjelasan organizational structure dimasing-masing buku yang saya gunakan untuk memberi gambaran keteman-teman....

ORGANIZATIONAL STRUCTURE 

P. G. Aquinas (2008) menyebutkan bahwa struktur organisasi didefinisikan bagaimana tugas pekerjaan secara resmi dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan. Pekerjaan dikelompokkan ke dalam departemen – departemen terkait untuk membentuk struktur organisasi.

Robbins mengatakan bahwa struktur organisasi yaitu bagaimana tugas pekerjaan dibagi secara formal, dikelompokkan, dan terkoordinasi. Manajer perlu menunjukkan enam elemen kunci ketika mendesain struktur organisasi, yaitu:

1.    Spesialisasi pekerjaan (work specialization), untuk menggambarkan sejauh mana kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi terpisah. Setiap individu bekerja sesuai dengan spesialisasinya (keterampilan dan keahliannya). Elemen ini penting karena dapat menghemat waktu dan biaya serta meningkatkan produktivitas.

2. Departemenisasi (departmentalization), untuk mengkelompokkan pekerjaan karyawan berdasarkan spesialisasinya. Keuntungan utama adalah peningkatan akuntabilitas untuk kinerja, karena semua aktivitas yang terkait dengan produk atau layanan tertentu di bawah arahan seorang manajer tunggal.

Contoh: Jika Anda pernah ke kantor kendaraan bermotor negara untuk mendapatkan surat izin mengemudi, Anda mungkin melewati beberapa departemen sebelum menerima lisensi Anda. (1) validasi oleh divisi kendaraan bermotor, (2) diproses oleh departemen perizinan, dan (3) pengumpulan pembayaran oleh departemen perbendaharaan.

3. Rantai komando (chain of command), garis wewenang yang tidak perputus dan memanjang dari puncak organisasi hingga ke yang terendah dan menjelaskan siapa yang melapor.

4.  span of control, rentang kendali adalah penting karena sangat menentukan jumlahnya tingkat dan manajer yang dimiliki sebuah organisasi. Semua hal menjadi sama, lebih luas atau lebih besar span, semakin efisien organisasi.

5.  sentralisasi dan desentralisasi, Sentralisasi mengacu pada sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi. Dalam organisasi terpusat, manajer top membuat semua keputusan, dan manajer tingkat bawah hanya menjalankan arahan mereka. Sedangkan, pengambilan keputusan terdesentralisasi adalah didorong ke manajer yang paling dekat dengan tindakan. Desentralisasi organisasi dapat bertindak lebih cepat untuk memecahkan masalah, lebih banyak orang menyediakan masukan ke dalam keputusan,

6.    Formalisasi mengacu pada sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi standar. Karyawan bisa diharapkan selalu menangani input yang sama dengan cara yang persis sama, menghasilkan output yang konsisten dan seragam. Ada deskripsi pekerjaan yang jelas, banyak aturan organisasi, dan prosedur yang jelas yang mencakup proses kerja dalam organisasi di mana ada formalisasi tinggi.

Struktur Organisasi menurut Johon Child, terdiri dari empat elemen:

1.     Penugasan tugas dan tanggung jawab yang menentukan pekerjaan individu

2.  Pengelompokkan posisi individu kedalam unit dan departemen untuk membentuk hirarki organisasi

3.     Berbagai mekanisme yang diperlukan untuk memfasilitasi koordinasi vertical, seperti jumlah individu yang melapor ke posisi manajerial tertentu dan tingkat pendelegasian wewenang.

4.  Berbagai mekanisme yang diperlukan untuk mendorong koordinasi horizaontal, seperti gugus tugas dan tim antar departemen.

Huczynski & Andrzej mengatakan bahwa dalam suatu organisasi, seseorang dapat dibedakan menjadi dua kelas pekerjaan:

1.    Line employee, yaitu seseorang yang berkontribusi langsung pada penyediaan barang atau jasa kepada pelanggan. Mereka disebut sabagi fungsi organisasi yang utama.

2.    Staff employee, yaitu seseorang yang berkontribusi secara tidak langsung pada penyediaan barang atau jasa. Mereka umumnya menjadi penasehat dan menggunakan keahlian yang dimilikinya untuk mendukung line employee.

Huczynski & Andrzej juga menjelaskan bahwa dalam setiap struktur organisasi, individu yang menempati posisi berbeda akan memiliki perbedaan hubungan satu sama lain. Hubungan ini dapat diberi label line, staff, dan fungsional. 

1. Hubungan garis (line employee) adalah di mana seorang manajer memiliki wewenang untuk mengarahkan kegiatan karyawan yang berada dibawah posisi mereka dan pada baris yang sama di bagan organisasi. Manajer lini dapat 'memberi tahu' bawahan mereka tentang apa yang harus mereka lakukan. Hubungan seperti itu digambarkan dengan garis vertikal pada grafik.
2. Hubungan staff  (staff employee) adalah satu di mana staff spesialis departemen menyediakan layanan ke saluran manajer. Mereka dapat merekomendasikan, memberi saran, atau membantu manajer lini untuk menerapkan instruksi mereka mengenai masalah tertentu, tetapi tidak memiliki otoritas untuk memaksa mereka melakukannya. Demikian mereka harus 'menjual' rekomendasi mereka kepada manajer lini. Otoritas staf biasanya berada di bawah wewenang garis, dan tujuannya adalah untuk memfasilitasi kegiatan diarahkan dan dikendalikan oleh manajer lini.
3. Hubungan fungsional adalah satu di mana spesialis departemen staf, seperti manusia sumber daya, memiliki wewenang untuk bersikeras bahwa manajer lini menerapkan instruksi mereka tentang masalah tertentu, mis. prosedur redundansi. Jadi, dalam hubungan fungsional, staf spesialis juga dapat memberi tahu manajer lini apa yang harus dilakukan, tetapi hanya dalam area yang ditentukan keahlian.

BUSINESS PROCESS

Manajemen proses bisnis didasarkan pada pengamatan bahwa setiap produk yang disediakan oleh perusahaan ke pasar adalah hasil dari sejumlah kegiatan yang dilakukan. Proses bisnis adalah instrumen kunci untuk mengatur kegiatan-kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman interrelasi. Teknologi informasi pada umumnya dan sistem informasi khususnya layak mendapat peran penting dalam manajemen proses bisnis. Ada juga kegiatan proses bisnis yang dapat diberlakukan secara otomatis oleh sistem informasi  tanpa keterlibatan manusia.

Perusahaan dapat mencapai tujuan bisnisnya dengan cara yang efisien dan efektif hanya jika orang dan sumber daya perusahaan lainnya, seperti sistem informasi, bermain bersama dengan baik. Proses bisnis adalah konsep yang penting untuk memfasilitasi kolaborasi yang efektif ini.

Definisi:

Menurut Davenport (1990), proses bisnis adalah “sebagai satu set tugas yang secara logis dilakukan untuk mencapai hasil bisnis yang ditetapkan untuk pelanggan tertentu dan pasar.

Menurut Mathias Weske (2007), proses bisnis terdiri dari satu set kegiatan yang dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi dan teknis. Kegiatan ini bersama-sama mewujudkan tujuan bisnis. Proses bisnis meliputi konsep, metode, dan teknik untuk mendukung desain, administrasi, konfigurasi, pemberlakuan, dan anlisis.

Dalam penelitian yang dilakukan oleh Ellitan & Anatan (2008) yang berjudul Reeingineering Proses Bisnis dan Implikasinya terhadap Strategi transformasi Perusahaan dan Fungsi Sumber Daya Manusia, disimpulkan bahwa:

 Pesatnya perkembangan teknologi, pergeseran demografi, fluktuasi ekonomi, dan kondisi dinamis menyebabkan lingkungan bisnis menjadi penuh ketidakpastian, semakin kompleks, dan cepat berubah. Menghadapi kondisi tersebut, setiap organisasi dituntut untuk segera berubah atau melaksanakan transformasi. Perusahaan yang fleksibel dan SDM yang kompeten mutlak harus dimiliki dalam merespon perubahan lingkungan bisnis yang makin kompetitif. Melalui keduanya, perusahaan dapat melakukan transformasi baik melalui proses reengineering, rethinking, maupun restructuring perusahaan untuk mencapai continous improvement yang secara otomatis berperan besar dalam usaha perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif. Dengan reenginering akan tercipta struktur proses yang baru dan tidak memerlukan lagi hirarki yang kokoh.

Referensi:

Huczynski & Andrzej, A. (2013). Organizational Behavior. United Kingdom: Pearson Education,

Robbins, S., P., & Judge, T., A. (2013). Organizational Behavior. America: Pearson Education, Inc., publishing as Prentice Hall .

Weske, M. (2007). Business Process Management . (2007). London New York: Springer.